Training Pengelolaan Data dan Informasi Lembaga

Alsyukro – Tangsel,Setiap lembaga pasti memiliki arsip untuk disimpan. Untuk menyimpan arsip, tidak hanya sekadar menaruhnya begitu saja di lemari. Ada aturan dan tata cara dalam menyimpan arsip. Dalam bahasa kerennya, ada manajemen arsip.

Untuk itulah Perguruan Islam Al Syukro Universal mengadakan Training dan Workshop Pengelolaan Data dan Arsip Lembaga. Training dan workshop dilaksanakan selama 3 hari, dari tanggal 3 – 5 Desember 2019.

Dua hari pertama, 3 – 4 Desember 2019 kegiatan berupa in class training dan workshop yang berlangsung di gedung SMP Islam Al Syukro Universal Ciputat – Tangerang Selatan. Hari ketiga, 5 Desember 2019 kegiatan on job training yakni kunjungan ke Dompet Dhuafa Pendidikan di Jampang – Bogor.

Training diikuti oleh 22 orang peserta. Mereka adalah para kepala departeman atau Kepala Sekolah dan Manajer beserta staf penanggung jawab data dan arsip di departeman atau unit masing-masing serta Pustakawan SD dan SMP Islam Al Syukro Universal. Training dihadiri juga oleh Ibu Cicih Kurniasih selaku Direktur dan Bapak Muhammad Amiruddin Rahman selaku GM Operasional Perguruan Islam Al Syukro Universal.

Pemateri adalah Ahmad Sobari dan Yuniar, trainer dari Lembaga Makmal Dompet Dhuafa Pendidikan Jampang – Bogor. Materi yang diberikan dalam in class training, 4-5 Desember 2019, antara lain tentang Pusdatin atau Pusat Data dan Informasi, Manajemen Arsip, Manajemen Data, Big Data dan Data Mining. Pesertajugadiminta trainer untukmengecekpengelolaanarsip di bagianmasing-masing. Sebagaicontoh yang dicekadalah data Arsip SD dan SMP Islam Al Syukrosertabagiankeuangan

Sedangkan workshop diisi dengan praktik mengisi Daftar Induk Arsip (DIA) dan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Selain itu, trainer juga memberikan materi pembuatan infografis dengan menggunakan piktochart. Dengan bimbingan trainer, para peserta langsung praktik membuat info grafis dengan piktochart.

Sedangkan hari ketiga, 5 Desember 2019, peserta training melakukan kunjungan studi banding ke Dompet Dhuafa Pendidikan di Jampang – Bogor. Di Dompet Dhuafa Pendidikan para peserta melaksanakan on job training. Setelah diberikan pengantar dan pengarahan dari Ahmad Sobari dan Yuniar, peserta langsung berkeliling untuk melihat bagaimana pengelolaan kearsipan di lembaga tersebut.

Dimulai dari bagian Financial Accunting (FA), kemudian Human Capital (HC), Pendidikan Smart Ekselensia dan General Affair (GA).  Setelah istirahat dan sholat dzuhur, peserta melanjutkan kunjungan ke bagian PAUD, Daycare, Logistik dan Strategic Partnership (SP).

Menurut Budi Santoso, Manajer QMS Perguruan Islam Al Syukro Universal, tujuan dari kegiatan training tersebut adalah agar arsip dan data lembaga bisa dikelola dengan baik.

“Data dan informasi lembaga bukan hanya diarsipkan saja. Jika dikelola dengan baik, data dan informasi itu akan sangat bermanfaat bagi lembaga misalnya dalam menentukan arah kebijakan lembaga.” kata Budi Santoso.

Hal senada juga disampaikan oleh Ahmad Sobari selaku trainer. Dalam materinya, Ahmad Sobari menyampaikan bahwa data dan informasi yang dikelola dengan baik akan sangat bermanfaat bagi lembaga seperti untuk penelitian, pembuatan kebijakan dan visualisasi aktivitas lembaga. (MB).